Politica de confidențialitate
Această politică explică ce date prelucrează AMC VECTOR SRL prin Data25, ContaChat și Nuvaro HR, de ce le prelucrează, cât timp le păstrează și ce drepturi ai.
Nu a fost desemnat un responsabil cu protecția datelor (DPO). Pentru orice solicitare GDPR, folosește adresa contact@data25.ro.
Serviciile Data25, inclusiv ContaChat și Nuvaro HR, sunt oferite în principal către persoane juridice și profesioniști, în baza relației contractuale aplicabile.
Politica se aplică site-ului data25.ro, paginilor de prezentare, comunicărilor cu Data25, conturilor de utilizator și serviciilor din ecosistem, inclusiv ContaChat și Nuvaro HR. Dacă un serviciu are o informare specială, aceasta completează prezenta politică.
Pentru datele pe care le colectăm în nume propriu pentru site, cont, securitate, suport și obligații legale, operatorul este AMC VECTOR SRL, care folosește marca Data25.
AMC VECTOR SRL are sediul social în Bârlad, Str. Vasile Lupu 12, Bl. 4, Sc. B, et. 4, Ap. 44, jud. Vaslui, 731181, România. Telefonul oficial este +40 786 079 668, iar adresa de contact este contact@data25.ro. Reprezentant legal: Hriscu Vlad Andrei.
Nu a fost desemnat un responsabil cu protecția datelor (DPO). Pentru solicitări GDPR, contactul dedicat este contact@data25.ro.
În spațiul de lucru ContaChat al unei firme de contabilitate pot exista mesaje, documente și date despre angajați, colaboratori sau clienți ai acelei firme. În mod obișnuit, firma de contabilitate stabilește scopurile și mijloacele acestor prelucrări și acționează ca operator, iar AMC VECTOR SRL acționează ca persoană împuternicită, în baza contractului și a instrucțiunilor clientului.
Pentru contul organizației, facturare, securitatea platformei, suport și respectarea legii, AMC VECTOR SRL poate avea propriile scopuri și obligații de operator. Rolurile exacte, instrucțiunile, subîmputerniciții și măsurile de securitate trebuie stabilite în acordul de prelucrare a datelor dintre părți.
Datele despre persoane care nu au cont în ContaChat sunt introduse indirect de client sau de utilizatorii săi, prin câmpurile firmelor-client, sesizări, mesaje și documente. AMC VECTOR SRL nu contactează în mod obișnuit aceste persoane. Firma-client este responsabilă pentru informarea lor, originea datelor și existența temeiului juridic.
În Nuvaro HR, organizația care folosește serviciul pentru administrarea propriilor salariați stabilește scopurile și mijloacele prelucrării și acționează, de regulă, ca operator. AMC VECTOR SRL acționează ca persoană împuternicită pentru datele salariaților, contractele, istoricul și documentele pe care le prelucrează pentru furnizarea serviciului, în baza contractului și a instrucțiunilor documentate ale organizației.
Dacă o firmă de consultanță sau un prestator HR folosește Nuvaro în numele unui angajator, acel client trebuie să aibă mandatul și instrucțiunile necesare de la angajator și să clarifice rolurile fiecărei părți. AMC VECTOR SRL este operator separat pentru conturi, facturare, securitatea platformei, suport și obligațiile sale legale.
Conectorul local citește datele selectate din REGES Online și le transmite în spațiul Nuvaro al organizației. Clientul trebuie să se asigure că utilizatorii au dreptul de acces la registrul angajatorului și că importul este necesar și autorizat. REGES Online rămâne registrul oficial; Nuvaro nu transmite modificări în registru.
În organizație, toate rolurile și conturile cărora li s-a acordat acces la Nuvaro HR pot consulta datele disponibile în spațiul Nuvaro, inclusiv informațiile despre dizabilitate sau invaliditate și certificatele ori autorizațiile importate. Administratorul organizației răspunde de acordarea accesului numai persoanelor care au nevoie de aceste informații în scop profesional.
În funcție de serviciul folosit și de relația cu Data25, putem prelucra:
ContaChat nu este destinat colectării de date privind sănătatea, biometria, opiniile politice, convingerile religioase, apartenența sindicală, viața sexuală, condamnările sau infracțiunile și nu este destinat utilizării de către minori.
Dacă o firmă-client introduce astfel de date în mod accidental sau în baza propriilor instrucțiuni, firma-client răspunde pentru temeiul legal, informarea persoanelor și instrucțiunile transmise către AMC VECTOR SRL. AMC VECTOR SRL poate restricționa sau șterge datele atunci când prelucrarea nu este justificată.
Nuvaro HR poate prelua prin sincronizarea read-only din REGES Online date despre dizabilitate sau invaliditate, dacă acestea există în sursă și sunt necesare funcționalităților de personal. Angajatorul stabilește și documentează temeiul legal aplicabil, inclusiv condițiile cerute pentru categoriile speciale de date, informează persoanele vizate și transmite numai datele și instrucțiunile necesare. Utilizatorii nu trebuie să încarce voluntar documente medicale sau alte date sensibile suplimentare care nu sunt necesare funcționalităților. Datele privind condamnări sau infracțiuni nu sunt solicitate de funcțiile standard.
Prelucrăm datele numai pentru scopuri determinate și în măsura necesară. Temeiul concret depinde de context:
Datele pot fi accesate de personal autorizat AMC VECTOR SRL și de furnizori care ne ajută să operăm serviciile. Pentru hosting, email și backup folosim Hostico, serviciu furnizat de Awesome Projects S.R.L. Hostico poate accesa infrastructura pentru furnizarea, mentenanța și suportul serviciilor, în limitele contractului și ale instrucțiunilor aplicabile.
Hostico publică propriile documente privind confidențialitatea, backupul și prelucrarea datelor: politica Hostico, politica de backup și acordul de procesare Hostico. Pentru livrarea Web Push, pot primi date tehnice furnizorii serviciilor push ai browserului utilizat.
Putem divulga date autorităților sau altor destinatari atunci când avem o obligație legală, pentru prevenirea unei fraude ori pentru exercitarea sau apărarea unui drept. Nu vindem date personale și nu le folosim pentru publicitate comportamentală pe site-ul public.
Nu folosim profilarea și nu luăm decizii exclusiv automatizate care să producă efecte juridice sau efecte semnificative similare. Aplicația folosește reguli operaționale pentru distribuirea notificărilor, schimbarea statusului și alocarea tehnică a sesizărilor; acestea nu reprezintă decizii automatizate în sensul art. 22 GDPR.
Infrastructura Hostico este prezentată public ca fiind localizată în România. Pentru serviciile Web Push, browserul utilizat poate transmite date tehnice către furnizorul său de livrare, inclusiv în afara Spațiului Economic European. Dacă apare un transfer către o țară terță, acesta se realizează numai cu un mecanism permis de GDPR, precum o decizie de adecvare, clauze contractuale standard și măsuri suplimentare, după caz. Informații despre destinatari, subprocesatori și garanții pot fi solicitate la contact@data25.ro.
Păstrăm datele pe durata contului sau contractului și apoi pentru perioadele concrete de mai jos. Perioadele pot fi suspendate dacă există o obligație legală, o cerere a unei autorități sau un litigiu. Administratorul poate marca o sesizare pentru păstrare juridică. Sesizarea este exclusă din ștergerea automată, iar organizația nu este eliminată automat sau manual cât timp marcajul este activ.
Conturile șterse sunt eliminate sau anonimizate în maximum 30 de zile. Sesiunile expirate sunt eliminate în maximum 7 zile. IP-urile și jurnalele obișnuite de securitate sunt păstrate 90 de zile; evidențele unui incident pot fi păstrate până la închiderea cazului și, de regulă, 3 ani ulterior.
Notificările interne sunt păstrate până la citire, dar nu mai mult de 90 de zile. Mesajele și datele sesizărilor rezolvate sunt păstrate 365 de zile de la rezolvare.
Pentru ContaChat, atașamentele din sesizările marcate ca rezolvate sunt păstrate implicit până la 365 de zile de la rezolvare, dacă un contract, o obligație legală sau un litigiu nu impune o perioadă diferită. Perioada poate fi configurată prin contract și setările serviciului. După expirare, fișierul și înregistrarea atașamentului sunt șterse; sesizarea și istoricul textual pot fi păstrate separat, dacă există un temei legal sau contractual. O cerere de ștergere, o obligație legală sau o măsură de conservare pentru litigiu suspendă ștergerea automată până la soluționare.
Pentru a aplica limita de un trial per firmă și produs, păstrăm o amprentă HMAC a CUI/CIF-ului, asociată produsului și fără CUI/CIF în clar în această evidență. Amprenta permite verificarea dacă același cod fiscal a folosit deja trialul și este păstrată cât timp oferim trialuri pentru produsul respectiv, inclusiv după ștergerea organizației. O eliminăm dacă încetăm să oferim trialul pentru produs; evidența nu păstrează denumirea firmei sau contul șters.
Pentru trialurile Nuvaro HR expirate, fluxul de retenție șterge organizația după perioada de grație de 30 de zile: elimină înregistrările din baza de date și fișierele documentelor și șabloanelor stocate în directorul privat al organizației. Dacă o sesizare a organizației este sub păstrare juridică, eliminarea automată și manuală este amânată până la eliberarea marcajului. Exportul standard al organizației include datele Nuvaro HR și fișierele disponibile în arhiva ZIP. Copiile de siguranță Hostico au o retenție de maximum 14 zile și nu sunt șterse simultan cu datele active.
Abonamentele Web Push sunt păstrate până la dezactivare sau invalidare; abonamentele fără activitate sunt șterse după 180 de zile. Cererile GDPR închise sunt păstrate 1095 zile pentru trasabilitate și apărarea drepturilor. Emailurile de suport pot fi păstrate 3 ani de la ultima comunicare. Copiile de siguranță Hostico sunt păstrate maximum 14 zile; după încetarea serviciului, Hostico prevede ștergerea datelor în maximum 45 de zile, cu excepția obligațiilor legale.
Evidența acceptării Termenilor, Politicii, Acordului și a confirmării reprezentantului este păstrată pe durata contului sau a relației comerciale și atât timp cât este necesară pentru dovedirea acordului, soluționarea cererilor ori apărarea drepturilor. Pentru trialurile expirate, datele din baza de date și fișierele Nuvaro stocate în directorul organizației sunt supuse perioadei de grație și ștergerii automate prevăzute în Termeni și în regulile de retenție.
Site-ul public nu folosește, la data ultimei actualizări, instrumente de analiză sau publicitate comportamentală. Aplicația poate utiliza cookie-uri și identificatori de sesiune strict necesari pentru autentificare, securitate, protecție CSRF și păstrarea funcțiilor solicitate de utilizator.
Nu transforma cookie-urile strict necesare în cookie-uri de marketing fără o analiză juridică și, dacă este cazul, un mecanism valid de consimțământ. Dacă vom introduce analitice, marketing sau furnizori terți opționali, vom actualiza informarea și vom cere consimțământul acolo unde este necesar.
ContaChat poate oferi notificări Web Push opționale pentru mesajele noi. Activarea se face numai după ce utilizatorul acordă permisiunea în browser și poate fi refuzată sau retrasă din setările browserului ori prin dezactivarea notificărilor pentru site.
Pentru a livra notificările, prelucrăm identificatorul abonamentului browserului, endpoint-ul furnizat de serviciul push, cheile tehnice ale abonamentului, tipul de codificare, utilizatorul asociat și datele tehnice de creare sau actualizare. Aceste date sunt folosite exclusiv pentru înregistrarea, actualizarea, livrarea și eliminarea abonamentului Web Push.
Payload-ul trimis de Data25 este generic și conține numai titlul și textul standard al notificării, pictograma, insigna, un tag generic și opțiunea de reafișare. Nu includem în payload identificatorul sesizării, URL-ul conversației, numele clientului, numele autorului, conținutul mesajului, titlul sesizării sau documente. Service worker-ul deschide generic zona ContaChat.
Livrarea trece prin infrastructura serviciului Web Push utilizat de browser. Payload-ul Web Push este protejat prin mecanismul tehnic de criptare al protocolului, însă furnizorii pot prelucra datele tehnice necesare rutării și livrării, conform propriilor documente de confidențialitate. Abonamentele expirate sau respinse sunt eliminate, abonamentele fără activitate sunt șterse după 180 de zile, iar la dezactivare ștergem abonamentul asociat din sistem, în măsura în care browserul furnizează endpoint-ul.
Aplicăm măsuri tehnice și organizatorice proporționale cu riscurile, precum controlul accesului pe roluri, autentificare, jurnalizare, backup, actualizări și proceduri pentru incidente. Nicio transmisie sau stocare nu poate fi garantată ca fiind absolut sigură, de aceea incidentele suspectate trebuie raportate imediat la contact@data25.ro.
În condițiile GDPR, poți solicita accesul, rectificarea, ștergerea, restricționarea prelucrării, portabilitatea, precum și opoziția față de prelucrările întemeiate pe interes legitim. Poți retrage consimțământul pentru prelucrările bazate pe acesta, fără a afecta legalitatea prelucrării anterioare.
Trimite cererea la contact@data25.ro, prin formularul GDPR sau la sediul social indicat mai sus. Putem solicita informații rezonabile pentru verificarea identității și a mandatului unui reprezentant. Înregistrăm cererea, verificăm identitatea, analizăm rolul AMC sau al firmei-client și răspundem în cel mult o lună; termenul poate fi prelungit în condițiile GDPR.
Pentru datele introduse de o firmă-client în sesizări, firma-client rămâne operatorul principal și poate coordona răspunsul către persoana vizată. AMC VECTOR SRL oferă asistența tehnică necesară și răspunde pentru prelucrările pentru care este operator.
Ai dreptul să depui o plângere la ANSPDCP sau la autoritatea de supraveghere competentă.
Vom actualiza politica atunci când se schimbă serviciile, furnizorii, practicile de prelucrare sau legislația. Pentru întrebări sau cereri privind protecția datelor, contactează AMC VECTOR SRL la contact@data25.ro.
Versiunea 1.6 · În vigoare din 06.11.2026.
